In molte realtà aziendali excel è lo strumento principe per la gestione del processo di approvvigionamento. Indipendentemente dalla struttura in molti casi, è ancora l’opzione migliore per svolgere e organizzare la gestione del magazzino e il suo utilizzo diventa più efficiente con la dimensione dell’azienda e la consistenza dei fornitori riuscendo con pochi fogli di calcolo a tenere traccia delle informazioni.
Tuttavia, molte aziende hanno messo in discussione questa gestione, vuoi per la crescita e l’espansione, calcoli sbagliati o informazioni perse nel tempo, il passaggio alla digitalizzazione della logistica ha velocizzato il processo.
Vediamo insieme quali sono i motivi per cui excel può rallentare o ostacolare i processi di acquisto e come risolverli.
EXCEL vs TU
L’utilizzo di excel, in molti casi viene preferito al posto di strutture dati organizzate per una buona ragione. Come detto in precedenza, quando il volume delle attività è basso e il team di approvvigionamento è ridotto, un foglio di calcolo è il modo più rapido e comodo per accumulare alcune formule e analizzare una serie di dati.
Excel inoltre sembra uno strumento adatto a tutte le situazioni, con una apparente semplicità di utilizzo. È semplice creare formule personalizzate per le tue esigenze specifiche e costruire esattamente il sistema che hai in mente in quel momento.
E se tutto intorno non funziona, non importa, puoi solo sentirti bene con il tuo impeccabile sistema di fogli di calcolo.
Tuttavia, man mano che i dati elaborare aumentano, la soluzione “personale”, una volta semplicissima, non lo è più. Il tentativo di gestire collaborazioni più complesse, ordini diversi e una grande quantità di dati con una soluzione unica per tutti può finire per costare di più in errori, tempo sprecato e, naturalmente, denaro.
Come far crescere la propria azienda?
Devi acquisire la consapevolezza che al crescere della tua azienda, crescono i processi di approvvigionamento e anche le difficoltà della loro gestione. Pertanto, se vuoi rimanere competitivo e organizzato devi aggiornare i processi di approvvigionamento. Questo è riconosciuto come una priorità strategica con un impatto fondamentale sul raggiungimento degli obiettivi aziendali: la digitalizzazione degli acquisti può portare al 5-10% di risparmio sui costi e un aumento del 30-50% in termini di efficienza.
I principali motivi per cui il processo di approvvigionamento dovrebbe essere digitale sono i seguenti:
- Aumento dei dati – più informazioni devi gestire, più difficile sarà tenere il passo con Excel.
- Più utenti simultanei – più persone devono lavorare con gli stessi dati contemporaneamente, più spazio c’è per gli errori. Le informazioni potrebbero essere perse, duplicate o cancellate e un errore di battitura, può innescare una reazione a catena di errori. Questo può anche portare a diverse versioni dello stesso foglio di calcolo che non si sommano.
- Errori di inserimento – Errare è umano e non è una sorpresa che l’88% dei fogli di calcolo contenere errori. L’immissione manuale dei dati è la causa maggiore ed Excel non è in grado di rilevare incoerenze nei dati.
- Necessità di risposte rapide – molte attività quotidiane richiedono molto lavoro manuale con fogli di calcolo classici e ciò causa ritardi e inefficienze. In un software automatizzato, puoi approvare le richieste e inviare risposte con pochi clic.
- Fonte dati aggiornata – l’accesso alle informazioni è fondamentale per tutte le aree dell’azienda e queste devono essere sempre aggiornate: i fogli di calcolo non riflettono le attività quotidiane senza ulteriore sforzo. L’aggiornamento delle informazioni sui progressi o non viene eseguito o costituisce un lavoro manuale noioso. L’unica efficienza in questo è far perdere tempo ai dipendenti e demotivarli contemporaneamente.
Quale soluzione?
I primi a venirti in mente saranno gli ERP con i moduli appositi per la gestione degli approvvigionamenti automatici, lottizzazione dei prodotti, caricamento automatico ecc.
Già possiamo aiutarti facendoti conoscere alcune soluzioni progettate appositamente per soddisfare le esigenze di approvvigionamento per tutte le organizzazioni:
Ad hoc Infinity: Gestionale ERP, basato sulla collaborazione e condivisione delle informazioni
Ad Hoc Revolution Web: soluzione gestionale configurabile e flessibile.
Ad Hoc Revolution: Completo e flessibile con oltre 40 moduli disponibili.
Ai gestionali sopracitati possiamo agganciare soluzioni specializzate per la gestione degli approvvigionamenti progettate appositamente per accompagnare il magazziniere nel suo lavoro quotidiano come:
- ars@logistica: piattaforma specializzata nella gestione dell’approvvigionamento, logistica e spedizioni
- ars@produco: piattaforma specializzata nella gestione, avanzamento e dichiarazione di produzione
Per concludere
In qualsiasi organizzazione, avere gli strumenti giusti è una scelta che può pagare gli interessi o costringere ad un “pedaggio” per gli anni a venire. Riduci al minimo il caos nella gestione dei dati, contieni gli errori umani e consenti ai tuoi processi di essere al passo con la crescita aziendale.